Menulis Surat Penawaran dan Penjualan yang Baik

Surat penawaran merupakan surat yang ditujukan kepada pihak/perusahaan lain dengan tujuan menawarkan barang/jasa oleh pengirim surat. Sedangkan surat penjualan merupakan surat yang berisi penjualan produk-produk/jasa dari pihak pengirim surat kepada penerima surat.

Menulis surat dengan tujuan menjual suatu produk atau jasa merupakan suatu tantangan tersendiri, untuk melakukannya dengan baik, diperlukan imajinasi yang tajam, konsep komunikasi tertulis dan kemampuan dalam menciptakan minat beli konsumen melalui bahasa tulisan.


Penulis surat harus memproyeksikan dirinya sebagai pembaca mengenai harapan, kebutuhan dan minat mereka. Itulah sebabnya mereka harus cepat tanggap, memahami serta merasakan kebutuhan pembacanya. Bila hal tersebut telah dilakukan, penulis surat masih dituntut mengenali kebutuhan barus serta alasan penggunaan barang-barang tersebut. Selanjutnya penulis surat harus piawai dalam memilih kata-kata yang bisa memberikan gambaran secara jelas dan terang mengenai produk tersebut kepada pembacanya.

Menulis surat penjualan harus mengetahui produk yang ditawarkannya secara keseluruhan jika ingin mencapai sukse. Harus mengetahui cara pembuatan barang tersebut, terdiri dari komponen apa saja, juga asal muasal bahan baku produknya. Pengetahuan produk secara lengkap tidak hanya membuat pandai dalam mengutarakan tentang produk atau jasa, tetapi juga memperoleh dua faktor penting dalam seni menjual yakni:

1. Jujur dan yakin terhadap produknya
2. Mampu untuk mengantisipasi hampir setiap masalah yang mungkin diajukan pembeli

Analisa produksi bisa ditempuh dalam berbagai cara. Penulis surat dapat mengunjungi pabrik pembuat barang dan menanyakan hal-hal yang berkaitan dengan produk tersebut. Lalu mengumpulkan informasi tentang mutu dan sumber-sumber bahan baku yang diperlukan, teknik pembuatan, pelayanan purna jual dan lain sebagainya.

Surat penawaran akan efektif jika memperhatikan konsep IDPA, konsep ini meliputi Interest (minat), Description (uraian), Proof (bukti), dan Action (tindakan).  Konsep tersebut dapat digunakan untuk membuat sepucuk surat yang akan tepat sasaran.

Sebelumnya Tata Cara Penulisan Surat Lamaran Kerja yang Baik