Cara Memilih Mesin-Mesin dan Perlengkapan Kantor

Keberadaan mesin kantor sangat penting untuk menunjang pekerjaan kantor. Dengan adanya mesin kantor banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan waktu yang cepat dan dengan hasil yang memuaskan. Namun ada kalanya keberadaan mesin-mesin kantor justru mengakibatkan timbulnya kerugian bagi kantor.

Agar keberadaan mesin-mesin kantor tidak menimbulkan dampak yang tidak baik atau merugikan maka dalam memilih mesin-mesin kantor harus mempethatikan berbagai faktor. 

Drs Moekijat dalam buku tata laksana kantor menyebutkan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan mesin-mesin dan perlengkapan kantor antar lain:

Hal-hal yang Harus Diperhatikan

1. Mesin benar-benar diperlukan.
2. Jenis mesin hendaknya praktis.
3. Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
4. Mesin dapart mempercepat terselesaikannya pekerjaan
5. Mutu mesin harus benar-benar baik
6. Mesin dapat mengurangi kesulitan kerja
7. Masin dapat digunakan untuk berbagai keperluan
8. Pemeliharaan mesin mudah dilakukan
9. Pelatihan untuk pengoperasian mesin dapat dilaksanakan dengan mudah
10. Mesin harus cocok dengan jenis pekerjaan
11. Tersedia ruang kantor untuk meletakan mesin.

Mesin-mesin kantor memiliki keuntungan dan kerugian, keuntungan mesin-mesin kantor antara lain:

Keuntungan

a) Menghemat tenaga kerja sehingga sebagian pegawai dapaat mengerjakan pekerjaan lain.
b) Menghemat waktu kerja.
c) Meningkarkan ketelitian dan mutu kerja.
d) Mengurangi rasa bosan dan stress.
e) Pekerjaan tampak menjadi lebih baik.
f) Mencegah adanya penggelapan, misalnya mesin untuk menulis cek.
g) Mengurangi kelelahan pegawai.
h) Memberikan informasi lebih banyak dan lebih cepat kepada manajemen.

Adapun kekurangan/kerugian mesin-mesin kantor adalah :

Kerugian

a) Mesin tidak dapat menyelesaikan pekrjaan yang memrlukan kecerdasan dan analisa tinggi.
b) Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi.
c) Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan dibutuhkan biaya untuk pelatihan bagi operator.
d) Fleksibillitas beberpa mesin kurang.
e) Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagian ke bagian lain daripada mesin.

Faktor-faktor dalam memilih perlengkapan kantor dan mesin-mesin kantor

a) Pekerjaan dan cara penyelesaiannya

Sebelum melaksanakan pekerjaan hendaknya dilakukan perumusan pekerjaan dengan jelas sehingga dalam pelaksanaanya segala sarana yang diperlukan dapat disiapkan dan benar-benar mendukung dalam pencapaian tujuan.

b) Kebutuhan pegawai perseorangan

Setiap pegawai di kantor melaksanakan pekerjaan dengan prinsip pembagian kerja yang jelas. Dengan demikian setiiap pegawai memerlukan peralatan yang mungkin berbeda dengan pegawai yang lain.

c) Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan

Dengan adanya perlengkapan dan mesin kator maka penghematan waktu dan jumlah pengeluaran atau biaya seharusnya dapat ditekan, sehinigga dalam pemilihannya sebelum kantor memutuskan untuk membeli suatu alat atau mesin harus melakukan penghitungan dengan matang.

d) Fleksibilitas penggunaan.

Mesin hendaknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, bukan hanya satu pekerjaan.

e) Harga dan penanaman modal

Pengadaan perlengkapan hendaknya memperhatikan keuangan yang dimiliki perusahaan, jika memang akan melakukan pengadaan maka sebaiknya dipilih peralatan yang awet dan menjadi aset bagi perusahaan.

f) Kemampuan kesatuan

Keberadaan mesin harus dapat mendukung pekerjaan di suatu kesatuan kerja.

g) Nilai keindahan

Keindahan merupakan suatu faktor yang sangat penting untuk menambah semangat kerja dan produktivitas kerja karyawan.

h) Preferensi pegawai

Segala jenis perlengkapan yang akan menggunakan adalah manusia sehingga mempertimbangkan kelayakan berdasarkan pengalaman orang yang telah menggunakan adalah faktor yang sangat penting.

i) Pengaruh terhadap syatat-syarat pegawai

Syarat disini adalah berkaitan dengan kemampuan yang ditentukan untuk menjadi pegawai dan syarat mengenai jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan.

j) Ramalan mengenai beban pekerjaan

Memprediksi mengenai jumlah dan jenis pekerjaan sangat penting ketika akan mengadakan peralatan kantor yang baru, dengan melakukan remalan maka alat yang dibeli dapat digunakan dalam jangka yang lebih lama.

k) Kualitas pekerjaan tata usaha

Jika tata usaha menginginkan hasil kerja yang baik maka perlatan yang dibeli harus mendukung untuk mencapai tujuan tersebut.

Dengan memperhatikan hal tersebut diatas hendaklah pegawai kantor jeli pada saat akan membeli mesin-mesin dan perlengkapan kantor. Hendaknya membeli peralatan kantor yang benar-benar dibutuhkan saja.

Demikianlah Cara Memilih Mesin-Mesin dan Perlengkapan Kantor.